حفظ سجلات الموظفين - تنظيم المحاسبة وقواعد تسجيل المستندات الإلزامية

يقول التعريف العام أن حفظ الدفاتر الشخصية هي عبارة عن عملية من الأوراق والأوراق للموظفين.هذا واحدالموضوع مناسب لكل من رواد الأعمال الأفراد والكيانات القانونية.يحتوي التوثيق على قواعد قانونية صارمة ، ويجب أن تؤخذ القواعد الموضحة في الاعتبار من قبل جميع رؤساء الإدارات في الشركات.بمساعدة إدارة الموارد البشرية ستكون قادرة على تحسين عملية إدارة شؤون الموظفين ، لضبط عمل كل فريق ، لتبسيط إجراءات تقديم التقارير.

ما هو حفظ سجلات الموظفين؟

تشمل أساسيات حفظ سجلات الموظفين العملية الكاملة لطي الورق ، وملئها ، والإبلاغ عن الموظفين العاملين في الشركة.كل طبعة لها صلاحية قانونية ، بما في ذلك تلك القائمة على بيان الموظف.غالبًا ما تشارك إدارة شؤون الموظفين في إنتاج الموظفين ، وتتمثل مهامهم في عمل الموظفين التاليين:

• كشوف المرتبات ؛
• تسجيل الإجازات والإجازات المرضية ؛
• تسجيل الشهادات.

الأهداف والغايات

مهام وأهداف قسم الموارد البشرية:

مجال العمل	مهام الموظفين
المحاسبة ، التسجيل ، الرقابة	حفظ سجلات الموظفين ، التسجيل ، الفصل
تنظيم العمل	التعرف على المسؤوليات ، واختيار مكان العمل ، والمباني
التنسيق والتدريب	إجراء الدورات ، والتدريب ، والتطوير المهني ،إعادة التدريب ، والتحقق من نتائج النشاط
العمل مع الوثائق	متخصصمن هذا القسم يشاركون في تجميع الأوراق والكتب وجدول العمل والاحتفاظ بسجل وتقديم التقارير
التنظيم	تنظيم الأنشطة وفقًا للتعليمات

التنظيم القانوني

(112يحكم التوظيف عدد من القوانين المعيارية والأوامر ومجموعة من القواعد على مستوى الدولة.عدم الامتثال للمتطلبات التنظيمية يعد انتهاكًا.الأفعال المعيارية الرئيسية لإنتاج الموظفين:

• لائحة الدولة بشأن سجلات التوظيف (2003) ؛
• قواعد إدارة السجلات والسجلات لعام 2009 ؛
• وثيقة توجيه الموظف الفيدرالي ؛
• المتطلبات العامة ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من الوزارات.

الإطار القانوني للمؤسسة

تستخدم كل مؤسسة عددًا من الوثائق التي تنظم عمل جميع الموظفين.يتم نقل المستندات وإعدادها وفقًا للتعليمات والإطار التنظيمي الموضح أعلاه.تنقسم القاعدة القانونية للمشروع إلى خمس فئات رئيسية ، تحكمها اللوائح الداخلية للمؤسسة:

• ميثاق المؤسسة ؛
• روتين العمل ؛
• قواعد بشأن حماية البيانات الشخصية ؛
• حماية العمال (التي ينظمها مرسوم المحفوظات الاتحادية) ؛
• جدول التوظيف (ووثائق التوظيف).

سير عمل الموظفين في المنظمة

تنقسم النظم الموحدة للمحاسبة في المؤسسات إلى ثلاث فئات رئيسية ، من بينها القواعد الداخلية والموظفون واللوائحعن الأجور.تتضمن الفئة الأولى دوران الأوراق في جداول العطلات ، وملء المستندات في جدول العمل.النقطة الثانية أكثر عالمية وتحتوي على أحكام لإعداد العقود والسياسات المحاسبية.تنظم لائحة الأجور جميع القضايا المتعلقة بدفع الأجور والمكافآت والإجازات المرضية ومكافأة نهاية الخدمة ومكافأة نهاية الخدمة.

خطة التوظيف T-3

الملاك T-3 هو النوع الوحيد من الورق الذي يصف كامل هيكل التوظيف لمؤسسة أو شركة.تحتوي الرسوم البيانية على معلومات حول الاسم والموضع والوحدة التي يتم حسابها فيها.وفقا للمعايير المعيارية والتشريعية هناك يشرع راتب متخصص.يجب تسجيل أي تغيير في عملية التخليص في المحاسبة في نموذج T3 هذا.تتضمن إرشادات التعبئة دائمًا توصيات لكل عمود.يتضمن المستند 5 نقاط معلومات.

جدول العمل

جدول العمل هو وثيقة تعتمد جدول أعمال المتخصص.إدارة الوثائق تنظم جدول الرأس.ويشمل البنود المتعلقة بالحاجة إلى التفتيش بموجب التشريعات الحالية ، على وجبات الغداء وفواصل ، على الإبلاغ.في بعض الشركات ، يحتاج الكاتب إلى تقرير كل أسبوع أو شهر (يتم تأكيد المستند بالضرورة بواسطة توقيع الموظف والتوقيع بعد الشيك).يتم تشكيل الخطة والجدول الزمني للجدول الزمني لفترة العمل المستقبلية.يتم الاحتفاظ وقت العمل للموظفين.

اتفاقية العمل

اتفاقية التوظيف هي وثيقة القانون المدني الموضوعة بين موظف محتمل وصاحب عمل.لا يتم تقديم النماذج النموذجية لهذا النوع من المستندات ، ويتم تعبئة الاتفاقية في شكل تعسفي يشير إلى المؤهل (الوظيفة) وفترة العمل.هناك أيضا النتيجة المطلوبة.بموجب القانون ، يشبه هذا النوع من المستندات وثيقة العقد ، حيث إنها تحدد النتيجة النهائية للعمل ، وليس هيكلها.بالنسبة لفصل الموظفين ، من الضروري فقط الانتهاء قبل انتهاء العقد.

أوامر الموظفين

يتم توظيف الموظفين في هذا المنصب ، وتوظيف المتخصصين في العمل بأوامر شؤون الموظفين.يصف هذا النوع من المستندات تعيين الموظفين في الوظيفة ونقل غيرهم من المتخصصين عبر الإدارات.يشارك الموظفون والإدارة في تطوير التعليمات والأوامر.مدراء /مدراء الشركة يتخذون القرارات المحلية.أوامر لها شكل واحد ، يتم تعيينه من قبل الإطار التنظيمي.يجب أن يتم تخزين الأوراق في قسم المحاسبة أو في قسم شؤون الموظفين لمدة تصل إلى خمس سنوات أو أكثر (حسب نوع الطلب).

الأوصاف الوظيفية

الأوصاف الوظيفية هي وثيقة تحدد مسؤوليات الأطراف (الموظف وصاحب العمل) ، وتحتوي على معلومات حول تعليمات ومسؤوليات أخصائي معين معيننشرها.يتم تأكيدها من قبل ختم المنظمة وتوقيع الشخص المسؤول.ثلاث نسخ مطلوبة لإكمال هذا المستند.واحد يبقى فيقسم الموارد البشرية ، والآخر للمنفذ ، والثالث من قبل مدير أو مدير تلك الدائرة بالذات.الغرض من هذا الطلب هو تحسين عمليات إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة.

كيفية تنظيم السجلات في خدمة التوظيف

يتطلب حفظ الدفاتر الصحيح درجة عالية من المسؤولية.يجب مراقبة الموظفين للتأكد من صلاحية التواقيع.يمكنك تكليف صيانة دفاتر العمل والوثائق الأخرى المتعلقة بشركات الاستعانة بمصادر خارجية للعاملين.مسؤوليات طاقم الموظفين:

• لصياغة جدول العمل والسجلات المحاسبية المتعلقة بالإجازات ؛
• إعداد وثائق لحماية العمال (مطلوب للسلطات العامة) ؛
• إعداد وإصدار الأوامر ؛
• حساب الأجور والتحكم في دفع المكافآت.

خدمة التوظيف

يتم تنفيذ التوظيف عندما يتم تنفيذ جميع الموظفين والتسجيل بواسطة موظفين بدوام كامل فقط.هذا الوضع من الورق مناسب للشركات والشركات التي يتراوح عدد موظفيها من 20 إلى 30 شخصًا.تتطلب معايير الدولة التقيد الصارم بنموذج جميع الطلبات والمتطلبات الأخرى ، وإلا فقد يتلقى كيان قانوني الغرامة.في قطاع الخدمات ، حيث يوجد ما يصل إلى 30 شخصًا لكل كيان قانوني ، من الأفضل استخدام خدمات شركات الاستعانة بمصادر خارجية.

إشراك المتخصصين في شركة الاستعانة بمصادر خارجية في العمل الشخصي

تورطسوف التوظيف المتخصصين الاستعانة بمصادر خارجية توفير المال وتقليل مجمل الموظفين.المتخصصون المستقلون يقومون بجميع الأعمال اللازمة لإعداد الأوامر والجداول الزمنية.كما يحتفظون بمجلة خاصة وينظمون ترتيب عمل كل متخصص في الشركة.يتميز التوظيف الخارجي بالاستعانة بمصادر خارجية بحقيقة أن الكيان القانوني لا يمتلك قسم الموارد البشرية الخاص به ، ويعهد بهذه المهمة إلى فريق فردي مقابل رسوم معقولة.

محاسبة الموظفين من نقطة الصفر

يلزم توفير المعدات المكتبية والمكتبية لحفظ سجلات مستندات إدارة شؤون الموظفين.من المهم أن يكون لديك أمان قوي.يجب تعيين رئيس نظام سير العمل بالترتيب.ثم تتشكل الأفعال الداخلية.يجب أن يكون لدى كل موظف في الشركة مجلد منفصل حيث سيتم تخزين سجل العمل الخاص به.تتطلب سجلات الموظفين الاحتفاظ بهذه الوثائق طوال فترة عمل متخصص في هذا المنصب.خلال أنشطة سجلات الدائرة ، يتم إعداد الأوامر.

متطلبات الموظفين العاملين

إدارة شؤون الموظفين هي عملية معقدة نسبيا تتطلب بعض المهارات النظرية والعملية.يحتوي الإطار القانوني لهذا المنصب على قائمة الشروط التي بموجبها يجوز لأحد المتخصصين شغل هذا المنصب.المؤسسات التعليمية لا تميز ملف تعريف منفصل كسجلات الموظفين.المديرين والمسؤولين مناسبة لقسم الموارد البشرية.لذلك يتم تعيين أرباب العمل مع التعليم القانوني والحمايةالمعلومات أو العلوم الوثائقية.

حقوق وواجبات الموظف

الالتزام الأول لهؤلاء المسؤولين هو معرفة الإطار القانوني والامتثال للقواعد المحاسبية المعمول بها.أعلاه هي المواد ، والقوانين الاتحادية ، والتي ينبغي مراعاتها عند إجراء سجلات الموظفين.الموظف لديه الحق في تلقي المعلومات من الموظفين ، لعرض المجلدات الشخصية ، لمعرفة دفتر المحاسبة (الراتب).تشمل صلاحيات المهنيين في هذا الملف الشخصي التوقيع والعمل مع أرباب العمل لتحسين أداء الموظفين.

حفظ سجلات الموظفين

حفظ سجلات الموظفين اليوم مكتوب ورقمي.يتم التوقيع على الوثائق من قبل الموظفين المعتمدين شخصيا.يستخدم التوثيق معايير الحالة التي توحد جميع القوالب والنماذج.يجب مراعاة المعايير GOST R 6.30-2003 و GOST R 7.0.8-2013.يتم تخزين الأوراق المهمة في مجلدات خاصة أو خزائن معدنية.اعتمادًا على نطاق وحجم الشركة ، يحتاج المحترفون إلى الامتثال لمتطلبات مختلفة فيما يتعلق بتكرار الإبلاغ.

البحث عن الموظفين وتسجيلهم

أولاً ، قبل تسجيل الموظفين ، من الضروري العثور على موظفين متخصصين يستوفون المعايير الصارمة (محددة للعمل).للقيام بذلك ، استخدم المكاتب أو الوكالات المتخصصة أو مواقع البحث عن الوظائف أو تبادل الوظائف أو الإعلانات الخاصة في الصحف أو وسائل الإعلام أو المواقع.بعد إعداد وثائق الموظفين الإلزامية ، يتم التسجيل ، توقيع عقد العمل أو العقد.

مراحل التوظيف

تبدأ إجراءات التقدم للحصول على وظيفة بتقديم بيانات عن مقدم الطلب للعمل في مجلة خاصة.لوحات المحاسبة تسجل معلومات حول الخبرة ، خبرة العمل ، المناصب التي شغلتها سابقًا.عند الموافقة ، يتم إصدار أمر لتعيين شخص في وظيفة معينة.المرحلة النهائية هي تشكيل مجلد شخصي ، القضية في الشركة ، القسم.يوفر العقد معلومات حول الواجبات والمرتبات في وضع التوظيف.

بطاقات الموظفين وتكوين هوية الموظفين

​​

تشمل أنواع وثائق الموظفين بطاقة هوية الموظف.أنه يحتوي على جميع المعلومات حول الحالة الزوجية ، اسم ، إدراج الصورة ، يحدد تاريخ الميلاد.يتم كل هذا من قبل أرباب العمل من أجل تشكيل حزمة بيانات لكل عضو في الشركة.وفقًا للقانون ، لا يمكن نقل هذه البيانات إلى أطراف ثالثة.تُستخدم المجلدات أو الخزائن أو حتى الخزائن المعدنية في الأعمال الشخصية (حسب مستوى معدات مكتب الشركة).

سجلات الموظفين

تساعد الورقة المطبوعة على تبسيط إعداد التقارير وتبسيط تدفق المستندات.تشمل الوثائق في شكل دفاتر مسك الدفاتر ما يلي:

• لمراقبة المستندات المرسلة إلى الشركات أو الشركات ؛
• بشأن التحكم في الوقت ،فترات رحلات العمل ؛
• بشأن السيطرة على أي ملاحظات ، بيانات ؛
• سجلات بشأن الاحتفاظ بسجلات التوظيف.

حفظ دفاتر العمل

تُلزم سجلات الموظفين المتخصصين بالاحتفاظ بسجلات دفاتر العمل.يتم الاحتفاظ بجميع السجلات إذا كان الشخص مسجل رسميًا في المؤسسة.يتم إصدار سجل توظيف الموظف عند الفصل.هذه الوثائق تسجل جميع التغييرات في الموقف ، والجوائز.تدريب الموظفين من نقطة الصفر يتضمن نقاط إلزامية فيما يتعلق بصحة تصميم سجلات التوظيف.يتم تصحيح أي أخطاء من قبل الموظفين.عند تحديده ، قد يتم تكليف الخبراء بسوء السلوك الإداري.

تنظيم وتخزين الوثائق

تم وضع قواعد تشريعية منفصلة لمراجعة وتخزين الوثائق.من المهم الإشارة إلى المادة 17 من القانون الاتحادي بشأن الأرشفة.فهو ينص على الحاجة إلى إدارة الشركات والمؤسسات لرعاية الحفاظ على الوثائق الأرشيفية لفترة محددة.يتم تحديد فترة الاستبقاء بموجب القانون وتتوافق مع معايير الدولة.لضمان سلامة الوثائق الورقية ، يتم استخدام خزائن معدنية وخزانات مقاومة للحريق.

إذا لزم الأمر ، يتم إرسال البيانات من الوثائق إلى لجنة الدولة للإحصاءات في الاتحاد الروسي.الأتمتة ، ورقمنة تداول الورق هي واحدة من الطرق المفضلة لتحسين عملية إدارة عمل الدولة.اليوم ، فإن معظم التقارير ليست ورقةالنموذج.هذا لا يزيل مسؤوليات المديرين التنفيذيين للأعمال ، والمديرين للحفاظ على الأرشيف لمدة سنة أو ثلاث أو خمس سنوات أو أكثر.

محاسبة الموظفين الإلكترونية

عند استخدام محاسبة الموظفين الإلكترونية ، من المهم مراعاة شروط أمن المستندات ، للحد من الوصول إلى الأرشيف بموجب قانونحماية البيانات الشخصية.يحتفظ حفظ السجلات الإلكترونية بعدة مزايا:

1. وصول سريع إلى المستندات ؛
2. حماية كلمة السر للملفات ؛
3. ليست هناك حاجة لشراء خزائن لتخزين الورق ؛
4. توفير في المساحة في المكاتب - يمكن تخزين 10000 مستند أو أكثر على القرص الثابت ؛
5. توفير الوقت - التوقيع ، ابحث عن أي مستند في 1-2 دقائق في أرشيف القرص الثابت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

فيديوهات